Web-Seminare für Mitarbeiter*innen

Beim IB Berlin-Brandenburg kümmert sich unser Kollege Carol Neumann, Mitarbeiter der Abteilung Marketing und Kommunikation, gemeinsam mit unserer Beauftragten für Qualitätsmanagement, Kirsten Albert, und unserem Datenschutzkoordinator, Hubert Rogge, um die Planung und Durchführung von Online-Seminaren zur internen Fort- und Weiterbildung der Mitarbeitenden. Wir haben Carol Neumann fünf Fragen rund um das Thema Web-Seminare gestellt.

1. Warum bieten wir Web-Seminare an?

Carol Neumann: In Gesprächen mit Kolleg*innen im Verwaltungszentrum und im Stab wurde immer wieder deutlich, dass viele Mitarbeiter*innen aus den Einrichtungen in unserer Gesellschaft ähnliche Fragen zu oft identischen Themen haben. Insbesondere betraf das die Bereiche Datenschutz, Qualitätsmanagement und Kommunikation/Öffentlichkeitsarbeit. Da es sich oft um kleine Themen und Inhalte handelte, die in kurzen Zeitfenstern erläutert und besprochen werden können, lohnten sich Präsenzseminare nicht unbedingt. Hinzu kommt, dass unsere Mitarbeiter*innen an vielen Standorten in Berlin und Brandenburg tätig sind.
Somit stellen Web-Seminare für unsere interne Fortbildung ein ideales Format dar, um räumliche Distanzen zeit- und ressourcenschonend zu überwinden und gleichzeitig direkt mit unseren Mitarbeiter*innen zu interagieren, zum Beispiel um Themen praktisch vorzuführen. Mit der Einführung des Videokonferenz-Tools GoToMeeting eröffneten sich für uns 2018 neue Möglichkeiten. Wir stiegen in die Planung ein und mit Beginn des Jahres 2019 konnten wir die ersten Web-Seminare anbieten.

2. Für wen sind die Web-Seminare gedacht?

Carol Neumann: Grundsätzlich sind die Web-Seminare für alle Mitarbeiter*innen der IB Berlin-Brandenburg gGmbH gedacht. Wenn sich jemand für eines der angebotenen Themen interessiert, kann er*sie sich dafür ganz unkompliziert anmelden. Es gibt aber auch Themen, die speziell für bestimmte Personenkreise interessant sind. Zum Beispiel ist "Arbeiten mit GoToMeeting" ein Seminarthema, das speziell für Mitarbeitende interessant ist, die eine GTM-Lizenz haben. Nur mit dieser Lizenz lassen sich innerhalb des Programms Einstellungen vornehmen. Ein weiteres Beispiel sind die Einführungs-Web-Seminare für neue Mitarbeiter*innen. Wobei diese Web-Seminare durchaus auch für Kolleg*innen interessant sein können, die schon länger dabei sind.

3. Welche Web-Seminare gibt es?

Carol Neumann: Aktuell bieten wir verschiedene Web-Seminare in den drei Themenbereichen EDV/Datenschutz, Qualitätsmanagement und Kommunikation/Öffentlichkeitsarbeit an. Im Bereich Datenschutz geht es natürlich hauptsächlich um die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGV) und den sensiblen Umgang mit personenbezogenen Daten, aber auch um Einwilligungserklärungen für Foto- und Filmaufnahmen in unseren Einrichtungen. Diese Themen sind für unsere Gesellschaft sehr wichtig und die Mitarbeiter*innen müssen über die aktuellen Bestimmungen gut informiert sein, damit keine Fehler passieren. Der EDV-Bereich bezieht sich auf den Umgang mit speziellen Software-Programmen, die in unseren Einrichtungen regelmäßig genutzt werden. Auch das Thema Qualitätsmanagement ist für uns sehr wichtig und viele Kolleg*innen haben dazu Fragen. Deshalb bieten wir dazu ein entsprechendes Web-Seminar an. Im Bereich Kommunikation/Öffentlichkeitsarbeit führen wir inzwischen viele verschiedene Online-Seminare durch. Angefangen bei der Nutzung unseres internen Informations- und Kommunikationssystems IBIKS, über das Erstellen von PowerPoint-Präsentationen nach Corporate Design-Vorgaben bis zum Arbeiten mit Dokumentenvorlagen, unterstützen wir unsere Kolleg*innen in ihrer täglichen Arbeit.
Ein neues Angebot sind seit 2020 die bereits angesprochenen Einführungs-Web-Seminare für unsere neuen Mitarbeiter*innen. Da die traditionellen Einführungstage derzeit nicht als Präsenzveranstaltungen angeboten werden können, führen wir sie aktuell online durch. Wenn die Pandemie vorbei sein wird und wir zu einem normalen Berufsalltag zurückkehren können, werden wir unsere Einführungstage ganz sicher wieder analog durchführen. Schließlich geht es bei diesen Tagen auch darum, dass sich unsere Kolleg*innen persönlich kennenlernen und vernetzen können.

4. Wie erfahren Mitarbeiter*innen von neuen Seminaren und Terminen?

Carol Neumann: Unsere Web-Seminare sind Angebote der dezentralen Mitarbeiterfortbildung, deshalb erfahren die Mitarbeitenden von den Web-Seminaren über das interne Fortbildungsprogramm, das vom Personalbereich jährlich erstellt wird. Zusätzlich nutzen wir verschiedene interne Kommuniaktionskanäle, zum Beispiel unser Intranet IBIKS und die IBIKS-News sowie unseren monatlich erscheinenden Mitarbeiter*innen-Newsletter. Die Themen der Web-Seminare und auch die Anmeldelisten sind für alle Mitarbeitenden frei zugänglich und stehen im IBIKS für alle bereit. Falls es Themen gibt, die wir bisher nicht anbieten, die aber für Mitarbeitende interessant sein können, kann man diese dort in eine Tabelle mit Themenvorschlägen eintragen. Wir suchen dann geeignete Referenten und prüfen die Aufnahme in unsere Web-Seminar-Angebote.

5. Wie wird das Seminarangebot genutzt?

Carol Neumann: Im ersten Jahr war die Resonanz noch verhalten. Das sah im zweiten Jahr schon ganz anders aus. Jetzt, im dritten Jahr, haben sich die Zahlen zum Vorjahr nochmal verdoppelt. Seit 2020, als die Corona-Pandemie auch unseren Berufsalltag erheblich umkrempelte, ist das Interesse an online-basierten Anwendungen, Informationen und Weiterbildungen sprunghaft gestiegen. Davon profitieren wir auch mit unseren Web-Seminaren.