Bewerbermanagement beim IB

Um auf dem Bewerbermarkt und im Wettbewerb um qualifiziertes Personal mithalten zu können, setzen große Unternehmen immer häufiger auf ein Bewerbermanagement-System (BMS), mit dem sich der gesamte Recruitingprozess professionalisieren und effizienter gestalten lässt.

Warum braucht ein sozialer Träger wie der IB ein BMS?

Jessica Marquardt: Aufgrund des hohen Fachkräftemangels in unserer Branche müssen wir uns weg vom passiven Bewerbermanagement hin zum „Active-Sourcing“ bewegen. Nur durch ein proaktives, effizientes und innovatives Recruiting werden wir es schaffen, unsere offenen Stellen weiterhin erfolgreich zu besetzen. Hierfür müssen wir uns dem Fortschritt der Digitalisierung anpassen. Neben einer schnellen und professionellen Kommunikation mit unserer Hauptzielgruppe ist es wichtig, den Blick auf weitere Zielgruppen und Regionen sowie die Nachwuchsförderung zu richten, unsere Recruiting-Kanäle auszubauen, unser Employer Branding zu stärken und uns als ein geschätzter strategischer Kooperationspartner für Erzieherschulen, Fach(hoch)schulen, Organisatoren von Weiterbildungsmaßnahmen und Arbeitsagenturen zu etablieren. Ein digitales Bewerbermanagement-System wird uns dabei erfolgreich unterstützen.

Für welches BMS hat sich der IB entschieden? Gab es besondere Anforderungen?

Jessica Lindner: Wir hatten eine lange Liste mit Anforderungen. Am wichtigsten war, eine anwenderfreundliche und flexible Software für unsere dezentrale Recruiting-Struktur zu finden. Allein beim IB Berlin-Brandenburg werden künftig 150 Mitarbeiter*innen die Software nutzen. Da wir unsere Stellen sowohl im IB-Karriereportal als auch bei externen Jobportalen wie Stepstone oder Indeed veröffentlichen, waren entsprechende Schnittstellen sowie ein Online-Bewerbungsprozess notwendig. Weitere wichtige Kriterien stellten eine Maps-Integration, die Einbindung von sozialen Netzwerken, Tools zum Reporting und zur Erfolgskontrolle, DSGVO-Konformität und Datenbanksicherheit dar.

Jessica Marquardt: Nach intensiver Marktanalyse haben wir uns für die Software von Smart Recruiters entschieden, weil sie einfach und intuitiv in der Anwendung ist, als einziges System eine Anbindung an die Agentur für Arbeit bietet und durch einen wettbewerbsfähigen Preis überzeugte. Die Software bietet vollumfängliche Lösungen für die Bereiche Personalmarketing und Collaborative Hiring (gemeinsame Personalgewinnung) und basiert auf einer modernen Cloud-Plattform mit einem offenen Marktplatz für Drittanbieter von Recruitment-Lösungen. Unternehmen wie Visa, LinkedIn, Ikea, Bosch und Krombacher arbeiten sehr erfolgreich mit Smart Recruiters.

Welche Vorteile bietet das BMS für Bewerber*innen auf der einen und für Mitarbeiter*innen auf der anderen Seite?

Jessica Lindner: Unsere Bewerber*innen wollen sich mobil, einfach und schnell bewerben können. Gleichzeitig erwarten sie von uns Transparenz und zügige Reaktionen im Bewerbungsprozess. Natürlich ist auch Datenschutz ein sehr wichtiges Thema für alle Bewerber*innen. All dies ermöglicht ein Bewerbermanagementsystem.

Jessica Marquardt: Für unsere Mitarbeitenden bietet das BMS mehrere Vorteile. So können sie je nach Nutzerrolle eigenverantwortlich Stellen mitgestalten, schalten und verwalten sowie mit Bewerber*innen einfach und schnell in Kontakt treten. Mithilfe vorbereiteter, individualisierbarer Job- und Kommunikationsvorlagen wird der gesamte Recruiting-Prozess vereinfacht und beschleunigt; offene Stellen können wir künftig schneller besetzen.

In welchen Schritten lief die Einführung des BMS ab?

Jessica Marquardt: Der Startschuss für das Projekt fiel im Januar 2019. Die ersten Projektphasen beinhalteten das Erstellen des Lastenheftes, eine Marktanalyse und die Auswahl des Systems. Im Januar 2020 begannen wir mit dem Systemdesign und der Konfiguration. Danach folgten im Mai 2020 die regionale Testphase und die Schulungsphase.

Jessica Lindner: Trotz der Einschränkungen durch die Corona-Pandemie konnten wir unseren Zeitplan einhalten und wie geplant Ende Juli 2020 live gehen. Aktuell befinden wir uns noch in der Praxisphase.

Wie wurden die Mitarbeiter*innen eingearbeitet und wie war die Resonanz?

Jessica Lindner: Wir haben einen Großteil unserer Führungskräfte online via Go-To-Meeting geschult. Die Online-Schulungen sind sehr gut angenommen worden und das Feedback der Mitarbeitenden auf das System war sehr positiv.

Jessica Marquardt: In der Praxisphase stehen wir den Kolleginnen und Kollegen durch Nachschulungen und einen begleitenden Support weiterhin zur Seite. Außerdem haben wir im Team ein Handbuch sowie einen Quickguide für die wichtigsten Themen erarbeitet, in denen alle Informationen zum Bewerber- und zum Stellenmanagement enthalten sind. Ergänzend dazu planen wir Schulungsvideos.

Wie geht es nach einer erfolgreichen Testphase beim IB Berlin-Brandenburg weiter?

Jessica Lindner: Unsere neue Software bietet sehr viel mehr, als wir in einem ersten Schritt nutzen werden. So planen wir, künftig gezielte Personalmarketing-Kampagnen zu managen, einen Talent-Pool aufzubauen, unser Social Media-Recruiting auszubauen und sukzessive mehr Jobportale, aber auch Personaldienstleister einzubinden. Die Software wird uns in Zukunft eine Vielzahl von Auswertungen, z. B. Time to Hire oder die Herkunft der Bewerbungen, ermöglichen. Auch den Erfolg von Messen und Recruiting-Veranstaltungen sowie verschiedenen Personalmarketing-Kampagnen werden wir messen und auswerten können.

Jessica Marquardt: Als IB hoffen wir, die Software künftig in allen Organisationseinheiten nutzen zu können. In der noch laufenden Praxisphase beim IB Berlin-Brandenburg prüfen wir, ob die Software alle Anforderungen in Berlin und Brandenburg, aber auch innerhalb der gesamten IB-Gruppe erfüllt. Nach Auswertung der Feedbacks einzelner Nutzer*innen und einem positiven Ergebnis soll die Software sukzessive in 2021 für alle IB-Gesellschaften implementiert werden. Die finale Entscheidung dazu wird im Herbst fallen.